PROCESO
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TAREAS
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1. Programación
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Recogida de propuestas, quejas, sugerencias, informes
Registro de acta.
Cumplimentación ficha de actividad
Calendarización
Publicación de actividad, calendario y actas
Búsqueda de recursos
Gestión de recursos y necesidades
Evaluación
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2. Promoción Participativa
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Difusión de actividades
Acogida de participantes
Rellenar ficha de participantes
Motivación de participantes
Derivación de participantes
Recogida de propuestas, sugerencias, quejas y valoraciones
Seguimiento del participante
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3. Asignación de responsabilidades
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Reconocimiento de colaboraciones
Analizar capacidades de los participantes o colaboradores
Cotejar funciones y capacidades
Recogida de valoraciones
Distribución de tareas y funciones
Publicación de tareas y funciones
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4. Promoción de colaboradores
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Gestionar las necesidades de los participantes
Analizar los recursos existentes
Difundir las carencias y necesidades
Visitas a recursos
Tramitar solicitudes de colaboración
Registrar las aportaciones o colaboraciones
Distribuir las aportaciones
Reconocer las aportaciones
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5. Dinamización y motivación
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Organizar actividades y talleres
Facilitar el acercamiento y conocimiento entre los participantes
Reconocer y difundir las aportaciones y colaboraciones
Crear un clima de distensión, proximidad y acorde con los principios de la entidad.
Seguimiento de participantes
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6. Acogida
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Recepción de participantes
Recogida de expectativas y motivaciones
Facilitar información sobre nuestras actividades y la entidad
Cumplimentar ficha de participación
Registros de asistencia, sugerencias, aportaciones
Recogida de necesidades
Derivación a actividades o recursos
Seguimiento de participantes
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7. Gestión de recursos
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Recogida de capacidades, necesidades y recursos
Cotejo de necesidades, capacidades y recursos
Derivación a actividades o recursos
Registro de derivaciones
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8. Intervención
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Programar actividades
Realizar los acompañamientos
Publicar las actividades
Recogida de fondos y recursos
Registro de fondos y recursos
Coordinar al equipo
Distribuir las tareas para la ejecución de una actividad
Recogida de inscripciones de participación
Recogida de valoraciones, quejas y sugerencias
Publicar valoraciones, sugerencias, quejas y acciones pertinentes
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9. Evaluación
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Registrar valoraciones, quejas y sugerencias
Registrar actividades, participación, intervenciones y colaboraciones
Realización de informes y memorias
Registro de acta
Publicación de actas, informes y memorias
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10. Sistemas de información
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Publicación de sugerencias y acciones
Publicación de actas
Publicación de quejas, incidencias y acciones
Publicación de puestos y funciones
Publicación de calendario, actividades y agenda
Publicación de ingresos, gastos e inventariado
Publicación de necesidades
Publicación de agradecimientos
Publicación de valoraciones
Realización y envío de notas de prensa y entrevistas en los medios de comunicación
Envío de correspondencia y correos electrónicos a entidades, colaboradores y participantes
Publicación de acciones, necesidades y agradecimientos en la web
Contacto con entidades
Publicación de motivos de expulsión
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11. Resolución de incidencias
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Registro de incidencias leves y graves, personales o grupales
Disculpar la actitud ante el grupo
Tratar individualmente a los implicados en el conflicto
Guiar al descubrimiento de soluciones
Promover el cambio de actitud
Reconocer ante el implicado y el grupo el cambio de actitud
Derivar a otro grupo
Expulsiones y registro de las mismas
Publicación de los motivos de expulsión
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12. Gestión de sugerencias
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Recogida de sugerencias
Registro de sugerencias
Trasladar las sugerencias a las reuniones
Publicación de sugerencias y actuaciones en el panel
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13. Reuniones
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Definir el orden del día de las reuniones
Enviar convocatorias de reunión y registrar su envío
Acoger a los miembros del equipo
Recogida de aportaciones para el aperitivo
Guiar el curso de la reunión
Registrar acuerdos y conclusiones
Registrar fecha de la próxima reunión
Publicar el acta
Archivar el acta
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14. Gestión administrativa
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Buscar presupuestos
Rellenar hoja de autorización
Pedir autorización de gasto
Pedir dinero y firmar vale de caja
Realizar compras
Justificar compras
Registro de gastos e inventariado
Publicación de gastos
Archivo de facturas
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